Commencer l'engagement de personnel
Si vous comptez engager du personnel pour la première fois, un certain nombre d’obligations vous incombent. Voici d’ores et déjà un aperçu.
Affiliations obligatoires
En qualité d’employeur, vous êtes tenu de vous affilier à différents services et instances.
Affiliation à l’Organisme national de sécurité sociale (ONSS)[1]
L’employeur doit s’inscrire (s’identifier) auprès de l’Organisme national de sécurité sociale. Toutefois si l’employeur compte uniquement engager du personnel qui ne sera pas assujetti à la sécurité sociale, il n’y a pas lieu de le faire.
Ce processus se déroule en principe via une application en ligne sur le portail de la sécurité sociale (Wide). Ensuite, en tant qu’employeur, vous recevez d’abord un numéro d’identification (le ”numéro ONSS”) provisoire, ensuite un numéro définitif. Certaines modifications relatives à la situation de son organisation (par exemple de l’activité) doivent être communiquées.
L’ONSS s’occupe des cotisations dues pour la sécurité sociale des salariés.
Affiliation à une caisse de vacances annuelles[2]
L’employeur doit absolument s’affilier à une caisse de vacances annuelles sauf s’il n’engage que des employés. Certains secteurs possèdent leur propre caisse de vacances comme par exemple le secteur de la construction, le secteur du métal, l’industrie alimentaire, …. S’il n’existe aucune caisse de vacances spécifique au secteur, l’employeur doit s’affilier à l’ONVA, l’Office national des vacances annuelles, rue Montagne aux Herbes potagères 48,1000 Bruxelles. Cette affiliation se fait via l’enregistrement auprès de l’ONSS.
Souscription d’une assurance pour les accidents du travail[3]
Toute personne qui engage du personnel, même pour un temps court et limité doit s’assurer contre les accidents du travail.
Tout accident qui survient à un travailleur dans le cours et par le fait de l’exécution du contrat de travail et qui produit une lésion est considéré comme un accident du travail. Un accident survenu sur le chemin du travail ou au retour est également considéré comme un accident de travail.
Conformément à la loi sur les accidents du travail, l’employeur est responsable de chaque accident qui survient sur le chemin du travail et au retour, et sur le lieu de travail même (indépendamment du fait que la responsabilité incomberait à un tiers ou au travailleur).
L’assurance doit être conclue avant le début des prestations du travailleur.
Affiliation à un service externe de prévention et de protection au travail[4]
Chaque employeur est obligé de s’affilier à un service de prévention et de protection au travail agréé, au choix, sauf s’il emploie uniquement du personnel domestique et autre personnel de maison.
Ce service doit assister l’employeur dans la réalisation de ses obligations concernant le bien-être au travail. Chaque employeur doit favoriser le bien-être au sein de son entreprise en prévenant les risques, en instaurant des mesures de protection collectives et individuelles, et en donnant des informations et des formations aux travailleurs. Afin de détecter les risques potentiels pour les travailleurs, l’employeur doit recourir à un service externe ou interne de prévention et de protection au travail. Ce service a pour mission d’évaluer les risques et d’organiser la surveillance médicale des travailleurs.
Affiliation auprès d’un secrétariat social agréé
L’affiliation auprès d’un secrétariat social agréé n’est pas une obligation légale. Le droit social est néanmoins une matière complexe pour laquelle le secrétariat social aide l’employeur à remplir ses obligations administratives. La réduction groupe-cible premiers engagements prévoit sous certaines conditions, une intervention de l’état dans les frais administratifs du secrétariat social agréé.
Assurance responsabilité civile
Bien que l’assurance responsabilité civile ne soit pas obligatoire, elle est vivement conseillée. En tant qu’employeur, vous êtes en effet responsable civilement pour les dégâts occasionnés par le personnel que vous occupez.
Entrée en service
Lors d’une (première) occupation d’un travailleur, l’employeur doit remplir quelques formalités. En outre, il y a certaines choses qu’il convient de prendre en considération avant de démarrer…
Dimona: déclaration immédiate d’entrée en service
En tant qu’employeur, vous devez faire une déclaration Dimona au plus tard au moment où le travailleur commence ses prestations. La déclaration Dimona s’effectue sur le site Internet de l’ONSS ou avec l’intervention de votre secrétariat social.
Les employeurs qui occupent leur personnel sur différents lieux fixes (sauf dans le secteur de la construction), doivent toujours tenir un registre spécial du personnel.
Points d’attention pour certaines catégories de travailleurs
Si la personne que vous souhaitez embaucher n’a pas la nationalité d’un des Etats-membres de l’Union européenne, vous devez d’abord vérifier que l’intéressée a bel et bien l’autorisation de travailler en Belgique. Le cas échéant, une carte/autorisation de travail doit être demandée avant le début des prestations de l’intéressée.
Les jeunes doivent être âgés d’au moins 15 ans et avoir terminé les deux premières années du secondaire ou avoir 16 ans, avant de pouvoir être embauchés.
La conclusion d’un contrat de travail
Ci-dessous, voici un aperçu succinct d’un certain nombre de dispositions importantes concernant les contrats de travail.
Types de contrats de travail selon la nature du travail effectué Différents types de contrats de travail sont possibles selon la nature du travail à fournir.
Le contrat de travail pour ouvriers est le contrat au moyen duquel un travailleur, l’ouvrier, se lie sous l’autorité d’un employeur, moyennant rémunération, pour accomplir un travail principalement manuel.
Le contrat de travail pour employés est le contrat au moyen duquel un travailleur, l’employé, se lie sous l’autorité d’un employeur, moyennant rémunération, pour accomplir un travail principalement intellectuel.
Le contrat de travail pour représentants de commerce est le contrat au moyen duquel un travailleur, le représentant de commerce, se lie moyennant rémunération, sous l’autorité, pour le compte et au nom d’un ou de plusieurs donneurs d’ordre, afin de trouver de la clientèle et de lui rendre visite pour négocier en vue de conclure des affaires, sauf des assurances.
Le contrat de travail pour étudiants est le contrat au moyen duquel l’étudiant accomplit un travail moyennant salaire, sous l’autorité d’un employeur. Selon le cas, il s’agit d’un contrat de travail pour ouvrier, pour employé, de représentant de commerce ou de domestique. Dans un contrat de travail pour étudiants, il convient de reprendre un certain nombre de mentions obligatoires. Le contrat est toujours à durée déterminée de maximum 1 an. Le contrat pour l’occupation d’étudiants est un document social. Il doit être conservé sur le lieu de l’occupation, durant une période de cinq ans. Cette période commence le lendemain du jour où le contrat de travail prend fin.
Types de contrats de travail en fonction de la durée du contrat
Différents types de contrats sont possibles selon la durée du contrat.
Lorsqu’aucune limite de temps est définie, on parle d’un contrat de travail à durée indéterminée. Ce contrat peut être résilié moyennant le respect des dispositions légales en vigueur à ce sujet.
Le contrat de travail à durée déterminée ou pour un travail nettement défini doit être établi séparément par écrit pour chaque travailleur, au plus tard au moment où le travailleur entre en service.
Un contrat à durée déterminée comprend une limite de temps bien déterminée. Un contrat pour un travail nettement défini spécifie précisément la nature et l’importance du travail à exécuter. Lors de l’expiration du temps déterminé ou lorsque le travail est complètement terminé, le contrat prend fin automatiquement. Si après l’expiration du délai les parties continuent l’exécution du contrat, alors les mêmes conditions que pour les contrats à durée indéterminées s’appliquent.
Il est en principe interdit de conclure successivement des contrats à durée déterminée ou pour un travail nettement défini.
Voici quelques exceptions à ce sujet:
Il y a une interruption imputable au travailleur.
Les contrats sont justifiés à cause de la nature du travail ou suite à d’autres raisons légales.
Un maximum de quatre contrats à durée déterminée peut être conclu, dont la durée ne peut chaque fois être inférieure à trois mois sans que la durée de ces contrats successifs ne dépasse deux ans.
Avec l’autorisation préalable du Contrôle des lois sociales, des contrats à durée déterminée peuvent être conclus, dont la durée ne peut chaque fois pas être inférieure à six mois, sans que la durée totale de ces contrats successifs ne dépasse trois ans.
Si un nouveau régime de travail est d’application dans l’entreprise (ce qu’on appelle flexibilité), alors celui-ci ne peut pas être appliqué pour un travailleur occupé avec un contrat à durée déterminée/pour un travail nettement défini (sauf pour les secteurs dans lesquels l’occupation au moyen d’un contrat à durée déterminée ou pour un travail nettement défini est conforme à l’usage).
Le contrat de remplacement peut être conclu en remplacement d’un travailleur fixe dont le contrat de travail est suspendu pour un autre motif qu’un manque de travail pour raisons économiques, intempéries, grève ou lock-out. La raison, l’identité du (des) travailleur(s) remplacés et les conditions de l’occupation doivent être fixées par écrit et au plus tard au moment de l’entrée en service de ce travailleur.
La durée du contrat de remplacement ne peut pas être supérieure à deux ans.
Lorsque les parties ont conclu des contrats de remplacement successifs, sans qu’il n’y ait d’interruption imputable au travailleur, la durée totale de ces contrats successifs ne peut alors pas dépasser deux ans.
Si un nouveau régime de travail est d’application dans l’entreprise (ce qu’on appelle flexibilité), alors celui-ci ne peut pas être appliqué pour un travailleur avec un contrat de remplacement.
Types de contrats de travail selon l’importance de l’occupation Le contrat de travail est normalement conclu pour un travail à temps plein. C’est le temps de travail normal en vigueur dans l’entreprise. Veuillez noter que le travailleur occupé doit l’être en fonction d’un horaire repris dans le règlement de travail.
Le contrat de travail à temps partiel doit être établi par écrit pour chaque travailleur individuellement, au plus tard au moment où le travailleur commence l’exécution de son contrat. L’horaire de travail pour le travail à temps partiel peut être fixe ou variable.
La durée minimum par prestation de travail est de 3 heures.
Les exceptions principales sont :
Les ouvriers dont le travail consiste uniquement au nettoyage des locaux dans lesquels est situé leur employeur pour des fins professionnelles.
Les exceptions sont définies dans la cct : ainsi la limite de la période minimum de travail est établie à 2 heures dans la CP 302 (conditions).
La durée minimum de travail hebdomadaire ne peut pas être inférieure à un tiers du temps de travail hebdomadaire d’un travailleur à temps plein.
Les exceptions importantes sont :
Les travailleurs liés par un contrat de travail prévoyant minimum quatre heures de travail et qui en même temps :
- prévoit des prestations effectuées selon un horaire fixe mentionné dans le contrat et le règlement de travail;
- dispose que des prestations supplémentaires sont exclues sauf lorsqu’elles précèdent ou suivent directement les prestations mentionnées dans le contrat de travail ;
- dispose que les prestations effectuées au-dessus de la limite fixée dans le contrat de travail, donnent droit à un sursalaire ;
- une copie du contrat de travail est envoyée au service Contrôle des lois sociales compétent pour le lieu où le travailleur est occupé principalement ;
Les ouvriers occupés dans un horaire fixe, dont le travail consiste uniquement au nettoyage des locaux dans lesquels est situé leur employeur pour des fins professionnelles.
Les étudiants occupés par un contrat d’étudiants et qui ne sont pas assujettis à la sécurité sociale.
Les exceptions définies par cct: ainsi, la limite de la durée de travail minimum hebdomadaire a été fixée à 10 heures (conditions).
Le règlement de travail doit uniquement mentionner les horaires de travail variables durant lesquels des prestations peuvent être livrées, tout comme le délai dans lequel le travailleur sera informé de l’horaire de travail, et de quelle manière il le sera. En outre, les horaires doivent être mentionnés lorsqu’ils dérogent à la durée de travail minimum hebdomadaire comme mentionné ci-dessus.
Si un nouveau régime de travail est d’application dans l’entreprise (flexibilité), celui-ci ne peut pas être appliqué pour un travailleur occupé avec un contrat de travail à temps partiel.
En outre, il faut conserver à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté, une copie du contrat de travail à temps partiel ou un extrait de celui-ci mentionnant les horaires de travail.
L’employeur qui occupe des travailleurs à temps partiel doit disposer d’un document (registre des dérogations) ou d’un système d’enregistrement du temps de travail dans lesquels les dérogations sur les horaires fixes, cycliques et variables peuvent être enregistrées.
Le règlement de travail
Tous les employeurs qui occupent des travailleurs sont en principe obligés d’établir un règlement de travail indépendamment de leur activité.
Le règlement est (entre autres) un instrument juridique qui permet de contrôler si le droit du travail est correctement appliqué dans l’entreprise. C’est également un moyen pour vous, en tant qu’employeur, de pouvoir instaurer certaines obligations à vos travailleurs. Vu son caractère contraignant, un règlement est donc très important et vous sera presque toujours demandé en cas de contrôle dans l’entreprise.
Le règlement de travail doit comporter certaines mentions obligatoires ((ex. le début et la fin de la journée de travail, le cadre des horaires variables à temps partiel, les temps partiels qui dérogent au temps de travail minimum hebdomadaire (ce qu’on appelle les contrats de 4 heures), le paiement du salaire, la cct n° 25 concernant l’égalité de la rémunération entre les travailleurs masculins et les travailleurs féminins). En outre, le règlement de travail peut également contenir certaines mentions facultatives (ex. des directives pour la demande de congés, certaines obligations, …).
La législation prévoit une procédure dans laquelle l’employeur établit un règlement de travail avec une procédure de consultation. Dans les 15 jours après l’affichage, les travailleurs peuvent émettre des remarques dans le registre des remarques ou directement au contrôle des lois sociales (= inspection du travail). S’il n’y a pas de remarques concernant la proposition, le nouveau règlement de travail entre en vigueur le 15e jour après l’affichage. S’il y a des remarques, une tentative de conciliation sera entre autres introduite par le service Contrôle des lois sociales, et éventuellement dans une phase ultérieure, une conciliation pourra avoir lieu en commission paritaire.
Un message mentionnant le lieu où le règlement de travail peut être consulté doit être affiché à un endroit visible et accessible. Chaque travailleur doit, à tout moment et sans intermédiaire, pouvoir prendre connaissance de la version définitive du règlement et de ces changements, à un endroit facilement accessible.
L’employeur conservera également à chaque endroit où des travailleurs sont occupés, une copie du règlement de travail. Pour les travailleurs non sédentaires, cela implique qu’une copie du règlement de travail soit à disposition dans le véhicule.
L’employeur remettra une copie du règlement.
Nous aimerions également mentionner ici qu’une copie du contrat de travail à temps partiel ou un extrait de celui-ci avec mention des horaires de travail applicables et de l’identité des travailleurs à temps partiel, doit pouvoir être consultée à l’endroit où le règlement de travail peut être consulté. Ne perdez pas non plus de vue que les dérogations à l’horaire à temps partiel doivent être notées dans un registre de dérogations papier (vous pouvez vous en procurer un modèle chez nous) ou dans un système électronique d’enregistrement du temps de travail.
Le respect de la loi sur l’emploi des langues
Vous devez respecter la loi linguistique dans les relations sociales. Le critère essentiel pour déterminer quelle langue s’applique (néerlandais, français, allemand) est le lieu du siège d’exploitation auquel est relié l’employeur, indépendamment du fait de savoir si l’employeur comprend cette langue, ou de l’endroit où il habite. Les documents établis en violation de la loi linguistique ne sont pas valables.
Prévoir des consultations médicales
Pour certains travailleurs, l’employeur est tenu de faire passer les consultations médicales nécessaires par le service externe (ou interne) de prévention et de protection au travail (ex. mineurs, postes à risques).
En outre, l’employeur doit donner des instructions concernant la sécurité et le bien-être, lors de l’accueil des nouveaux collaborateurs. L’employeur ou le supérieur hiérarchique doit confirmer par écrit que cette tâche a bien été effectuée.
Interventions en cas d’occupation
Certaines mesures ont pour objectif de favoriser les embauches. Ainsi, certaines mesures soutiennent financièrement les employeurs engageant du personnel pour la première fois (réduction groupe-cible premiers engagements, réduction du précompte professionnel pour les (micro) entreprises débutantes, …). En outre, il existe également certaines mesures qui rendent l’embauche de certains groupes-cibles (ex. les chômeurs de longue durée, les travailleurs (plus) âgés, les personnes avec un handicap, les jeunes) intéressante.
[1] Art. 21 de la loi du 27 juin 1969 concernant la Sécurité sociale
[2] Art. 1 Circulaire du 27 mars 1967 concernant l'affiliation des entreprises aux caisses de vacances, en application des dispositions légales réglant les obligations en cette matière
[3] Art. 1 de la Loi du 10 avril 1971 relative aux accidents du travail
[4] Art. 33 de la Loi sur le bien-être du 4 août 1996