Missions de service en Belgique - Montants à partir du 1er février 2022

Si un travailleur effectue un déplacement professionnel en Belgique dans le cadre de ses fonctions, l’employeur est tenu de prendre les frais occasionnés à sa charge. Cette intervention peut avoir lieu de manière forfaitaire, sous certaines conditions. A partir du 1er février 2022, les indemnités maximales forfaitaires seront indexées. Veuillez noter qu’il existe des différences dans la réglementation fiscale et parafiscale.

Fiscalité

Les indemnités forfaitaires ne sont fiscalement pas imposables si les conditions établies sont respectées. Le montant octroyé comme remboursement de frais propres à l’employeur n’est pas imposable pour le travailleur et est déductible en tant que frais professionnels pour l’employeur. Néanmoins, si les conditions ne sont pas respectées, alors l’indemnité est considérée comme une rémunération imposable, à moins que l’employeur puisse prouver que cela concerne un remboursement réel de frais qui lui sont propres et que l’indemnité serve réellement au paiement de ces frais.

Pour le montant, il faut tenir compte du nombre réel de déplacements et il ne peut pas excéder le montant octroyé par l’Etat à ses fonctionnaires pour des indemnités similaires.

Missions de service en Belgique- Frais de repas

L’indemnité de repas (ou indemnité journalière) octroyée pour les missions de service en Belgique n’est pas imposable lorsque le montant de ces indemnités est fixé conformément au nombre réel de déplacements. Le déplacement doit durer minimum 6 heures. La durée d’une mission de service est calculée à partir du départ sur le lieu d’occupation jusqu’au retour sur le lieu d’occupation, à moins que le travailleur ne parte  directement en mission de service de son domicile ou qu’il rentre directement de mission à son domicile. 

L’employeur, ni un tiers, ne peut pas non plus prendre les frais de repas à charge. C’est par exemple le cas lorsque le travailleur reçoit un repas gratuit chez un client ou un fournisseur, dans un restaurant d’entreprise, lors de la participation à un séminaire ou à une réunion où un repas est offert. Si des chèques repas sont octroyés alors la contribution de l’employeur dans le chèque repas doit être imputée dans l’indemnité journalière. 

A partir du 01/02/2022 le montant indexé s’élèvera à 18,11€ par jour.

Missions de service en Belgique- Frais de repas- Indemnité mensuelle pour le personnel ambulant

Pour les travailleurs ayant une fonction ambulante, un montant mensuel forfaitaire peut être octroyé. Cela doit concerner un travailleur exerçant une fonction requérant des missions de service régulières. L’indemnité peut être octroyée indépendamment du nombre exact des missions de service. L’indemnité est en effet liée à la fonction non sédentaire.

La condition relative au temps de travail minimum par jour ne compte pas dans cette situation. La condition que les frais de repas ne peuvent pas être pris en charge par l’employeur ou un tiers reste toutefois valable.

Une indemnité mensuelle forfaitaire peut être octroyée à un travailleur à temps plein, égale à un certain nombre d’indemnités journalière, avec toutefois un maximum de 16 fois. Pour les travailleurs à temps partiel, l’indemnité doit être calculée au prorata.

Pour les travailleurs ambulants, ils peuvent choisir si le remboursement est effectué au moyen d’un forfait mensuel ou au moyen du nombre réel de missions de service effectuées. Le choix doit bien évidemment être conséquent.

A partir du 01/02/2022 le montant indexé s’élèvera à 289,76€ par mois. (16x 18,11€)

Missions de service en Belgique- Frais de séjour

Lorsque le personnel est contraint de rester loger en Belgique mais hors de son domicile suite à l’exercice de ses fonctions, une indemnité de logement peut être octroyée.

Cette indemnité peut être octroyée si ce logement n’est pas à la charge de l’employeur ou d’un tiers. En outre, aucun autre avantage de toute nature ne peut être octroyé pour couvrir ce logement, comme la mise à disposition d’un logement gratuit. En outre, ni l’employeur ni un tiers ne peuvent prendre le coût du logement ni à leur charge ni par le biais d’un autre avantage, comme la mise à disposition d’un logement gratuit.

A partir du 01/02/2022 le montant indexé s’élèvera à 135,85€ par nuit.

Sécurité sociale

Pour l’ONSS, les travailleurs effectuant une mission de service en Belgique peuvent se voir octroyer, sous certaines conditions, une indemnité exonérée des cotisations sociales. Ces conditions ne sont pas similaires aux conditions appliquées par le fisc.

Les frais ne pevent pas être remboursés de la sorte fofaitairement ni sur la base de documents les attestant. L’employeur est tenu de choisir la manière de rembourser et de s’y tenir.

Frais de mission en Belgique- Absence de facilités

L’ONSS accepte qu’une indemnité soit octroyée à un travailleur non sédentaire, cela signifie que le travailleur est contraint de se déplacer au moins quatre heures d’affilée durant sa journée de travail et qu’il ne peut pas utiliser les sanitaires et les autres infrastructures prévus dans une entreprise, une succursale ou sur les chantiers.

Cette indemnité ne peut pas dépasser 10€ par jour.

Frais de mission en Belgique- Indemnités de repas

L’ONSS accepte qu’une indemnité soit octroyée à un travailleur non sédentaire, cela signifie que le travailleur est contraint de se déplacer au moins quatre heures d’affilée durant sa journée de travail et qu’il n’a donc pas d’autre choix que de prendre son repas à l’extérieur. Lorsque le travailleur reçoit également un chèque repas, ce dernier doit être déduit de l’intervention de l’employeur.

Cette indemnité ne peut pas dépasser 7€ par jour.

Frais de mission en Belgique- Frais de séjour

L’ONSS accepte qu’une indemnité soit octroyée au travailleur qui ne peut pas rentrer chez lui la nuit car son lieu de travail est trop loin. L’indemnité couvre les frais de repas du soir, de logement et de petit-déjeuner.

Cette indemnité ne peut pas dépasser 35€ par nuit.