Quand la sonnette d’alarme est tirée : L’impact de la loi sur les lanceurs d’alerte sur votre entreprise
Source: Loi sur la protection des personnes qui signalent des violations au droit de l'Union ou au droit national constatées au sein d'une entité juridique du secteur privé, MB du 15 décembre 2022, 97.213.
Le législateur belge a transposé la directive européenne (UE) 2019/1937 (la ‘directive sur les lanceurs d’alerte’), en droit national avec la loi du 22 novembre 2022 (la ‘loi sur les lanceurs d’alerte’).
Comme nous l’avions déjà mentionné dans notre bulletin d’information “lanceurs d’alerte” plus tôt cette année, les entreprises de plus de 250 travailleurs avaient jusqu’au 15 février 2023 pour mettre en place un canal interne de notification.
Les entreprises comptant entre 50 et 249 travailleurs ont, quant à elles, la date butoir du 17 décembre 2023 pour se conformer à loi.
Vous trouverez ci-dessous un petit aperçu de ce que la loi sur les lanceurs d’alerte vise et ce que cela implique pour vous en tant qu’employeur.
La loi sur les lanceurs d’alerte en bref
La loi sur les lanceurs d’alerte vise à protéger les lanceurs d’alerte qui signalent des violations dont ils ont eu connaissance dans un contexte professionnel et qui concernent l’un des nombreux domaines prévus par la loi, tels que les marchés publics, la fraude, la confidentialité, le marché interne, etc.
Ces signalements peuvent être effectués via trois canaux :
• Canal externe prévu par les autorités ;
• Divulgation publique ;
• Canal interne prévu par les entreprises.
Le lanceur d’alerte décidera lui-même le canal de signalement le plus approprié pour lui.
Les lanceurs d’alerte sont pris en considération pour les mesures de protection et de soutien prévues par la Loi sur les lanceurs d’alerte s’ils ont des motifs raisonnables de croire que les renseignements signalés au sujet des atteintes à la vie privée étaient exacts au moment du signalement et qu’ils tombaient sous le champ d’application de la Loi.
En ce qui concerne les mesures de protection, les représailles à l'encontre du lanceur d'alerte sont interdites. Cette interdiction prévaut au sens large, par exemple, les représailles suivantes ne peuvent être prises : licenciement, rétrogradation, modification des conditions de travail, évaluation négative, coercition, intimidation, harcèlement, discrimination, etc. Attention : les mesures de protection prévues s'étendent également aux :
- ‘Facilitateurs’ : Il s’agit des personnes qui assistent le lanceur d’alerte de manière confidentielle dans le processus de signalement.
- ‘Tiers’ qui sont en lien avec les auteurs de signalement et qui risquent de faire l'objet de représailles.
- ‘Entités juridiques’ appartenant au lanceur d’alerte, pour lesquelles le lanceur d’alerte travaille ou encore avec lesquelles il est en lien dans un contexte professionnel.
Si le lanceur d’alerte démontre qu’il a fait un signalement et qu’il est confronté à un préjudice, ce dernier est présumé être une mesure de représailles contre le signalement.
Enfin, le lanceur d'alerte peut s'adresser à « l'Institut fédéral pour la protection et la promotion des droits humains » pour obtenir un soutien juridique, technique, psychologique et/ou financier.
Que devez-vous faire en tant qu’entrepreneur ?
Mise en place d’un canal interne de signalement
Si votre entreprise compte au moins 50 travailleurs vous devez alors mettre en place un canal de signalement et désigner un gestionnaire de signalement qui gérera le canal de signalement. Vous pouvez le faire par le biais d’une convention collective de travail, via le règlement de travail ou par une politique écrite de lancement d’alertes élaborée en concertation avec les partenaires sociaux (conseil d’entreprise, le CPPT, la délégation syndicale ou les travailleurs).
Ce canal de signalement doit au moins offrir à vos propres travailleurs la possibilité de faire des signalements en vertu de la loi sur les lanceurs d’alerte. Vous pouvez décider d’ouvrir le canal de signalement interne à d’autres personnes qui ont obtenu des informations dans un contexte professionnel lié à votre entreprise, il peut s’agir des personnes suivantes :
• Les futurs ou ex-travailleurs.
• Des indépendants.
• Des actionnaires et des personnes appartenant à l’organe d'administration, de gestion ou de surveillance d'une société.
• Des volontaires.
• Les stagiaires rémunérés et non rémunérés.
• Toute personne travaillant sous surveillance et sous la supervision des entrepreneurs, des sous-traitants et des fournisseurs
Votre canal interne de signalement doit répondre à un certain nombre de critères pour que la confidentialité de l’identité du lanceur d’alerte et des éventuelles personnes nommées soit garantie. Ce canal de signalement ne peut pas être accessible aux membres du personnel qui ne sont pas mandatées.
Vous pouvez, pour ce faire, utiliser une plate-forme numérique spécialisée ou faire appel à un opérateur externe, mais vous pouvez également opter pour la création d’une adresse e-mail séparée ou de l’ouverture d’une ligne de téléphone séparée. La loi sur les lanceurs d’alerte vous permet aussi de spécifier si vous offrez la possibilité d’effectuer un signalement oral ou écrit ou les deux.
Les entreprises de moins de 250 travailleurs ne sont pas obligées de recevoir les signalements de manière anonyme.
Enfin, la loi sur les lanceurs d’alerte prévoit la possibilité pour les entreprises de moins de 250 travailleurs de partager les moyens pour réceptionner les signalements et éventuellement procéder à des enquêtes. Il peut s’agir, par exemple, d’une plate-forme numérique commune dont les frais sont partagés.
Gestion de votre canal interne de signalement
Lors de la mise en place de votre canal de signalement interne, vous désignez également un gestionnaire de signalement, qui sera une personne impartiale (ou un département) qui sera responsable du traitement et du suivi des signalements. La fonction du gestionnaire de signalement doit fournir des garanties suffisantes d'indépendance et d'absence de conflits d'intérêts. Il peut s’agir du chef du service du personnel, du juriste d'entreprise ou du conseiller en prévention interne.
Cependant, vous pouvez également externaliser la gestion (et la mise en place) de votre canal de signalement à une partie extérieure, qui sera ensuite responsable du traitement, du suivi et de l'examen des signalements.
Dans les deux cas, vous restez, en tant qu'entreprise, le responsable du traitement des données.
Suivi et enregistrement de vos signalements
Le gestionnaire du signalement accusera réception au plus tard 7 jours après le lancement du signalement. Ensuite, le gestionnaire du signalement examinera plus en détail le rapport et communiquera ses conclusions (ou une déclaration provisoire) au lanceur d’alerte dans les 3 mois après la remise de l’accusé de réception.
Vous devrez conserver les signalements reçus dans un registre prévu à cet effet, ces signalements seront conservés pendant toute la durée de la relation contractuelle avec le lanceur d’alerte.
Le nom, la fonction et les coordonnées du lanceur d’alerte et de toute personne concernée par les mesures de protection et d’accompagnement ainsi que de la personne concernée, y compris, le cas échéant, le numéro d’entreprise, sont conservés jusqu’à la prescription de la violation signalée.
Fournir des informations concernant les procédures pour les signalements externes
Votre politique de lancement d’alertes doit fournir des informations claires et facilement accessibles sur les procédures de signalement externe au coordinateur fédéral. Le législateur belge a nommé les ombudsmans fédéraux comme coordinateurs fédéraux des rapports externes dans le secteur privé.
Quelles sont les sanctions possibles ?
Sanctions relatives à la non mise en œuvre ou à la mise en œuvre tardive du canal de signalement interne et de la tenue d’un registre des signalements comme défini dans la loi sur les lanceurs d’alerte.
Les infractions commises par vous, en tant qu'employeur, par votre préposé ou par votre mandataire, à l'égard de la mise en œuvre, de la gestion et du suivi du canal de signalement interne ou de la tenue d'un registre des signalements, sont passibles d'une sanction de niveau 4 conformément au Code pénal social.
Concrètement cela signifie :
• Une peine de prison de 6 mois à trois ans et / ou une amende pénale de 600 à 6.000 euros (y compris les centimes additionnels de 4.800 à 48.000 euros) ; ou
• Une amende administrative de 300 à 3.000 euros (y compris les centimes additionnels de 2.400 à 24.000 euros).
Sanctions en rapport avec les signalements
Si vous en tant qu’employeur, un membre de votre personnel, ainsi que toute autre personne physique ou morale :
• Entravez ou tentez d’entraver le signalement ;
• Engagez des poursuites inutiles ou vexatoires à l'encontre du lanceur d'alerte (et par extension des personnes protégées)
• Manquez à l'obligation de préserver la confidentialité de l'identité des auteurs de signalement.
Vous encourez une peine de prison de 6 mois à 3 ans et une amende de 600 à 6.000 euros.
Sanctions relatives à un signalement délibérément faux ou à une divulgation publique
S’il est établi qu’un lanceur d’alerte a délibérément signalé ou divulgué de fausses informations, il risque une sanction telle que prévue aux articles 443 à 450 du Code pénal.
Les personnes qui subissent un préjudice à la suite de telles déclarations ou divulgations ont droit à des mesures d’indemnisation conformément à la responsabilité contractuelle ou extracontractuelle.
Que peut faire Paycover pour vous ?
Paycover peut vous assister pour les actions suivantes :
• La fixation du nombre effectif de travailleurs, calculés, conformément à la loi sur les lanceurs d’alerte.
• L’’assistance nécessaire pour l’élaboration et la mise en œuvre de votre canal interne de communication, y compris la finalisation de votre politique de lancement d’alerte.
PayCover tient à votre disposition un document-type pour ce faire.
Si vous avez encore des question sou si vous souhaitez recevoir un document-type, veuillez contacter votre gestionnaire de dossiers.