La désignation d’une personne de confiance est obligatoire pour les entreprises comptant au moins 50 travailleurs

Source: loi du 5 novembre 2023 portant des dispositions diverses relatives au travail. MB 23 novembre 2023, 108.828.

Jusqu'à présent, la désignation d'une personne de confiance dans une entreprise n'était pas obligatoire, mais recommandée. La désignation obligatoire n’était prévue que si tous les membres du comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) en faisaient la demande. Cependant, la loi du 5 novembre 2023 relative à diverses dispositions en matière d'emploi a modifié cela: depuis le 1er décembre 2023, il est obligatoire pour les entreprises d'au moins 50 salariés de désigner une personne de confiance.

Qui est la personne de confiance?

La personne de confiance est l’une des fonctions clés spécialisées de l’entreprise sur laquelle l’employeur peut s’appuyer pour améliorer la prévention des risques psycho-sociaux. La personne de confiance joue également un rôle important de première ligne dans la procédure interne informelle, ce qui permet de rechercher des solutions sans formalisme et de manière confidentielle.

La personne de confiance exerce ses fonctions de manière totalement autonome et ne peut être désavantagée par l’exercice de cette activité. Elle ne peut exercer en même temps les fonctions de conseiller en prévention compétent en médecine du travail ou, si elle est membre du personnel de l’entreprise dans laquelle elle exerce ses fonctions :

- Elle ne peut être ni l'employeur, ni le représentant des travailleurs, ni être dans le comité d'entreprise ou au CPPT de cette entreprise, ni faire partie de la délégation syndicale ;

- Ne pas faire partie de l'équipe de direction.

Pour les entreprises d’au moins 50 salariés, au moins une personne de confiance doit faire partie du personnel de l’employeur. Ce principe est également maintenu dans le cas des employeurs de 20 salariés et plus qui ne font appel qu’à un conseiller en prévention spécialisé dans les risques psycho-sociaux d’un service de prévention externe.

Comment désigner une personne de confiance ?

La personne de confiance est nommée avec l’accord de tous les représentants du personnel au sein du CPPT, ou en l’absence de délégation syndicale. S’il n’y a pas de CPPT ou de délégation syndicale dans l’entreprise, la participation directe des salariés s’applique.

La personne de confiance peut être destituée de son poste :

1° soit, de leur propre initiative et avec l’accord préalable de tous les membres, des représentants des membres du CPPT;

2° soit, à la demande de tous les membres, des représentants des membres du personnel du CPPT et avec l’accord de l’employeur.

S’il n’y a pas d’accord sur la nomination de la personne de confiance ou sur la destitution de son poste, la législation prévoit l’intervention de l’Inspection du contrôle de la protection sociale au travail, qui tentera de réconcilier les parties. Si aucune conciliation n’est trouvée, l’inspection émet un avis et l’employeur prend la décision finale qui doit conduire à la désignation d’une personne. Si l’employeur ne suit pas l’avis de l’Inspection, il doit en informer le CPPT.

Les coordonnées de la personne de confiance doivent être mentionnées dans le règlement de travail.

Que se passe-t-il après la désignation ?

En tant qu’employeur, vous veillez à ce que la personne de confiance remplisse toujours pleinement et efficacement ses missions. Pour s’y conformer :

1° la personne de confiance qui fait partie du personnel de l’employeur, lorsqu’elle agit dans le cadre de ses fonctions de personne de confiance, est fonctionnellement dépendante du service interne et a un accès direct à la personne responsable de la gestion quotidienne de l’entreprise ou de l’institution ;

2° il dispose du temps nécessaire à l’exercice de ses fonctions ;

3° il dispose d’un local approprié lui permettant d’accomplir ses tâches en toute confidentialité ;

4° il a le droit, le cas échéant, de faire appel au conseiller en prévention des aspects psycho-sociaux pour l’exécution de sa mission et, en tout état de cause, lorsque la demande d’intervention concerne l’employeur lui-même ou un membre de la ligne hiérarchique et que cette intervention est susceptible de mettre en péril son autonomie ou de lui causer un désavantage.

L’employeur communique les informations pertinentes au conseiller de confiance afin qu’il puisse s’acquitter efficacement de ses tâches. En outre, l’employeur prend les mesures nécessaires pour que personne n’exerce de pression directe ou indirecte sur le conseiller de confiance dans l’exercice de ses fonctions et, en particulier, en ce qui concerne les pressions exercées pour obtenir des informations qui sont ou peuvent être liées à l’exercice de ces fonctions.

Vous devez également prendre les mesures nécessaires pour vous assurer que la personne de confiance a suivi la formation nécessaire dans un délai de 2 ans après sa nomination. Les frais liés à la formation ainsi que les frais de déplacement sont à la charge de l’employeur. Le temps consacré à ces formations est rémunéré comme du temps de travail.

Que peut faire Paycover pour vous ?

Paycover peut vous aider à nommer la personne de confiance et à modifier vos règles de travail.

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