Les frais propres à l’employeur

Un employeur peut rembourser à un travailleur des frais exposés par ce dernier, pour autant que ces frais soient effectifs et qu’il s’agisse de frais professionnels qui incombent à l’employeur.

Ces remboursements peuvent s’opérer de deux façons différentes : soit les frais réels supportés par le travailleur lui sont remboursés, soit les frais professionnels sont évalués de manière forfaitaire et indemnisés comme tels.

Les sommes qui constituent le remboursement des frais dont la charge incombe à l'employeur sont exclues de la notion de rémunération. Elles ne sont donc pas soumises aux cotisations de sécurité sociale.

Le paiement de certaines indemnités forfaitaires est donc analysé avec attention, tant par l’ONSS que par le fisc qui peuvent considérer certains remboursements de frais comme un salaire déguisé.

Fiscalement

Si certains frais sont remboursés, il faut que l’indemnité payée par l’employeur corresponde à des frais réellement exposés par le travailleur. Si aucune preuve ne peut être fournie quant à la réalité des dépenses ou du montant de ces dernières, l’indemnité sera considérée par l’administration comme un avantage imposable dans le chef du travailleur. Il en ira de même si le caractère professionnel de la dépense ne peut pas être rapporté.

Dans certaines circonstances, l’administration accepte toutefois que les montants des indemnités soient octroyés de manière forfaitaire par l’employeur, à condition que ceux-ci correspondent strictement à la réalité et aux règles édictées en la matière.

Dans ces cas, les indemnités de remboursement de frais octroyées ne sont alors pas considérées comme des avantages imposables. Ils doivent cependant toujours bien figurer sur les fiches fiscales.

Mentions sur la fiche fiscale

La fiche fiscale doit mentionner le type de remboursement de frais choisi par l’employeur. Soit le remboursement est effectué sur la base des frais effectivement exposés au moyen d’éléments de preuve, soit il s’agit d’une estimation forfaitaire.

Si vous optez pour le remboursement des frais effectifs et que vous conservez minutieusement et tous les éléments de preuve, ces remboursements seront difficilement contestables.

Les frais peuvent également être évalués forfaitairement.

Pour certains frais, le fisc a établi lui-même une estimation forfaitaire, comme le forfait pour l’indemnité des déplacements professionnels ou le remboursement des frais de séjour pour des voyages d’affaires en Belgique ou à l’étranger.

Pour d’autres frais, le fisc ne prévoit cependant aucun forfait. Il s’agit par exemple des frais de parking, les frais de travail à domicile, etc.

Afin d’éviter, d’une part, une taxation au titre de cotisation sur les commissions salariales secrètes, dans le chef de l’entreprise et d’autre part, l’imposition comme rémunération des indemnités dans le chef du travailleur, nous vous conseillons de constituer un dossier solide. Il convient à cet égard d’établir une annexe au contrat de travail dans laquelle vous définissez clairement quels frais seront remboursés et de conserver dans votre entreprise tous les éléments de preuve sur la base desquels vous êtes arrivé à établir le forfait de frais. Veuillez noter que vous pouvez également conclure un accord préalable avec le fisc.

Un double remboursement des frais pour une seule et même note de frais est forcément proscrit (et ce, tant de manière forfaitaire que par remboursement des frais exposés). A noter aussi que le remboursement de certains frais, durant des périodes où le contrat de travail est suspendu, sera vite considéré comme douteux …

Depuis l’année de revenus 2022, la fiche fiscale et le récapitulatif des revenus pour les salariés et les dirigeants d’entreprise doivent toujours mentionner le montant total des frais propres à l’employeur. Tous les remboursements des frais doivent être effectués via la fiche de salaire. Si, en tant qu’employeur, vous ne reprenez pas les indemnités forfaitaires sur la fiche fiscale, les montants remboursés ne seront pas déductibles comme frais professionnels. Si les remboursements de frais sont remboursés sur la base d’attestations, sans apparaître sur la fiche fiscale, vous vous exposez à une amende administrative.

Pour chaque type d’indemnités (indemnité de frais déterminée sur la base de frais réels et prouvés / indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes / indemnité de frais forfaitaire non déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes) vous devez aussi mentionner le montant total sur la fiche fiscale. Ce nouveau système fournit au fisc une base légale plus transparente lui permettant de mieux détecter les éventuels doubles remboursements d’indemnités de frais.

En fonction du code salarial utilisé, nous traitons cette information sur la fiche fiscale, si vous n'avez pas fourni de spécifications, nous considérons que l’indemnité de frais attribuée est une indemnité de frais forfaitaire déterminée sur la base de normes sérieuses et concordantes. Si ce n'est pas le cas, veuillez contacter votre gestionnaire de dossiers.

ONSS

Les montants octroyés par l’employeur comme remboursement des frais et qui sont à charge de ce dernier sont exclus de la notion générale de rémunération. Les montants dépassant ceux des frais réels sont considérés comme de la rémunération et les cotisations seront dues pour ces derniers.

L’employeur doit pouvoir démontrer la véracité des frais au moyen des éléments de preuve.

Pour certains frais, l’ONSS prévoit des montants acceptables et les conditions sous lesquelles elles peuvent être octroyées. En cas d’octroi de ces montants, l’employeur est tenu de justifier le forfait établi. Veuillez noter que l’ONSS et le fisc n’acceptent pas les mêmes forfaits.

Il est clair que ces forfaits ne peuvent pas être octroyés sans raison. Il s’agit en effet de forfaits destinés à couvrir les frais réels occasionnés. L’employeur devra donc pouvoir motiver son système d’indemnisation de frais. Ainsi les documents écrits comme le règlement de travail, les notes de service ou les annexes seront soumis et l’employeur sera tenu de démontrer, pour le travailleur concerné, que le forfait est plausible dans le cadre de sa description de fonction et de ses conditions de travail.

Les montants publiés par l’ONSS sont les montants maximaux. Si l’employeur estime que les frais générés par les travailleurs sont supérieurs à ces montants forfaitaires, il peut bien sûr démontrer ces frais réels. Dans ce cas, il devra prouver la réalité pour l’ensemble des frais liés à une fonction.

Pour l’ONSS, il va également de soi que les frais ne peuvent pas être remboursés deux fois.