Les vélos de société désormais obligatoires sur la fiche fiscale!
L'octroi de vélos de société est actuellement en hausse ! De plus en plus souvent, les employeurs font le choix d’octroyer des vélos d'entreprise au personnel, que ce soit à la demande ou non des travailleurs. Celui-ci peut être proposé en plus du salaire, mais aussi sans incidence sur les coûts sous la forme d'un échange de salaire brut (que ce soit ou non dans le cadre d'un plan cafétéria). Dans de bonnes conditions, il est toujours très intéressant d’octroyer des vélos d'entreprise. Toutefois, nous aurons dorénavant un point d'attention administratif supplémentaire. Lisez ci-dessous afin de pouvoir vous organiser au mieux!
Le traitement d'un vélo de société comme avantage salarial
Un avantage social exonéré sous certaines conditions
Un vélo mise à la disposition d'un travailleur (que ce soit un vélo acheté ou un vélo de location) demeure la propriété de l'employeur dans toutes les situations possibles pendant la période de mise à disposition. Dans ce contexte, on parle d'attribution d'un vélo d'entreprise.
En principe, le vélo d’entreprise est considéré comme un avantage social entièrement exonéré. Cela signifie que si le vélo de société est également utilisé à titre privé, aucun avantage en nature ne doit être établi. La seule condition est que le travailleur se rende au travail « régulièrement » à vélo et effectue ainsi des trajets domicile-travail avec le vélo de l'entreprise. Aucune autre précision juridique n'est fournie sur la notion de « régulièrement ». Il est conseillé d'y donner un peu plus de substance en tant qu'employeur au niveau de l'entreprise (par exemple, au moins 2 fois par mois).
De plus, aucune distinction n'est faite en termes de type de vélo d'entreprise mis à disposition. Par exemple, un travailleur peut tant avoir un vélo ordinaire, qu'un vélo de course, un vélo cargo, un vélo pliant, un vélo électrique ou un speed pedelec comme vélo de société.
Régime ONSS (employeur / travailleur)
Aucun avantage n'est dû lorsqu'un vélo de société est octroyé. Le vélo de société est totalement exonéré du paiement des cotisations de sécurité sociale, dans la mesure où le vélo est effectivement utilisé pour les trajets domicile-travail. Le pourcentage d'utilisation privée n'est pas important ici.
L'avantage du vélo de société ne doit donc pas figurer sur la fiche de paie.
Régime fiscal pour le travailleur
D'un point de vue fiscal, la mise à disposition d'un vélo par l'employeur est également considérée comme un avantage social exonéré si le vélo est utilisé « de manière régulière » pour se déplacer entre le lieu de résidence et le lieu de travail.
Sont considérés comme avantage social exonéré non seulement le vélo lui-même, mais aussi le paiement de toutes sortes d'accessoires (par exemple, casques de vélo, antivols et vêtements de protection, accessoires fluorescents, sonnettes de vélo, etc.) et les frais d'entretien et de stockage payés par l'employeur.
L'avantage du vélo de société ne doit donc pas figurer sur la fiche de paie.
Régime fiscal pour l’employeur
L'employeur peut déduire les frais suivants à titre de frais professionnels :
• Frais d'acquisition, de construction ou de rénovation d'un bien immobilier afin de pouvoir entreposer les vélos pendant les heures de travail du personnel ou de fournir des vestiaires ou des installations sanitaires aux travailleurs qui se rendent au travail à vélo;
• Frais d'acquisition, d'entretien et de réparation des vélos et des accessoires mis à la disposition du personnel.
Ces frais sont déductibles à 100 %. La condition est que le vélo soit amorti sur au moins 3 ans. Toute indemnité vélo octroyée par kilomètre réellement parcouru est également déductible à 100 %.
Combinaison avec une indemnité vélo
L'exonération fiscale du vélo d’entreprise peut être combinée avec l'indemnité vélo exonérée d’impôts et des cotisations de sécurité sociale, d'un maximum de 0,35 euro par kilomètre (montant 2024).
Si vous avez une voiture de société, vous pouvez également bénéficier d'une indemnité vélo pour les jours où le trajet domicile-travail est effectué à vélo ou lorsque le pré ou post-trajet est effectué à vélo.
En cas d'utilisation de l'octroi d'une indemnité de vélo, il est conseillé de faire signer au travailleur une déclaration concernant les déplacements domicile-travail à vélo et, le cas échéant, de travailler avec une demande de paiement d'une indemnité de vélo pour les trajets domicile-travail.
Nouvelle obligation sur la fiche fiscale à partir de 2024
Nouvelle mention sur les fiches fiscales
Bien que le vélo puisse toujours être considéré comme une prestation sociale exonérée dans les conditions ci-dessus, l'avantage du vélo de société doit toujours être inclus dans la fiche fiscale à partir de l'année de revenus 2024. Cette obligation est la conséquence d'une nouvelle circulaire de l'administration fiscale.
La raison pour laquelle l'administration fiscale souhaite connaître ces montants est liée au choix fait par les travailleurs et les chefs d'entreprise dans leur impôt sur le revenu des personnes physiques soit pour la déduction forfaitaire des frais professionnels, soit pour prouver les frais professionnels réels. Si la déduction forfaitaire des frais professionnels est choisie, l'avantage du vélo d’entreprise et l'éventuelle indemnité vélo associée continueront d'être des revenus exonérés dans les conditions d'application correctes. Si vous choisissez de justifier des frais professionnels réels, vous serez automatiquement exclu de cette exonération à partir de 2024 et la taxe devra être payée sur le bénéfice réel du vélo de société. De cette manière, la nouvelle obligation de déclaration garantit que les autorités fiscales disposent immédiatement des informations correctes pour imposer l'avantage si nécessaire.
La mention sur la fiche fiscale est nécessaire pendant toute la durée de la mise à disposition du vélo d’entreprise. Dès la fin de la période de prestation, la valeur de ce vélo ne doit plus être indiquée sur la fiche fiscale.
Un traitement administratif supplémentaire
Une estimation de l'avantage devra donc être faite pour chaque vélo d'entreprise octroyé. Dans ce contexte, aucun montant forfaitaire n'est proposé, mais la valeur réelle de l’avantage doit être prise en compte.
Dans la circulaire, l'administration fiscale fournit quelques exemples pour montrer comment la valeur de l'avantage du vélo de société doit être déterminée. Cela tient compte, entre autres, de la durée et de l'intensité de la mise à disposition et de l'ensemble des accessoires et services associés au vélo (assistance routière, entretien, assurance,...). La valeur totale de l'avantage pour le travailleur ou le chef d’entreprise doit toujours être prise en compte.
Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de la circulaire sur la manière d'effectuer le calcul.
• Exemple 1
Un employeur loue un vélo en leasing et le met à la disposition permanente de son travailleur. Le travailleur a le vélo chez lui toute l'année.
On peut admettre que l'avantage est déterminé sur la base des coûts supportés par l'employeur. En principe, il s'agit du loyer payé par l'employeur pour toute l'année.
• Exemple 2
Un employeur loue un vélo en leasing. Le vélo fait partie d'un pool sans être attribué à un travailleur spécifique. Le salarié peut utiliser le vélo toute l'année, quand il le souhaite.
On peut admettre que l'avantage est déterminé sur la base des coûts supportés par l'employeur. En principe, il s'agit du loyer payé par l'employeur pour toute l'année.
• Exemple 3
Un employeur loue un vélo en leasing et le met à la disposition de son employé de temps à autre. Le vélo fait partie d'un pool sans être attribué à un travailleur spécifique. Le salarié doit partager le vélo avec d'autres travailleurs, afin qu'il n'y ait pas accès quand il le souhaite, mais il peut par exemple l’utiliser 2 jours par semaine et 1 week-end par mois.
On peut admettre que l'avantage est déterminé sur la base des coûts supportés par l'employeur. En principe, il s'agit du loyer payé par l'employeur auquel un prorata peut être appliqué en fonction du nombre de jours d'utilisation effective par le travailleur.
Avantage de toute nature = loyer x ((2 jours x 52 semaines) + (2 jours x 12 mois)) / 365 jours (ou 366 jours pour une année bissextile).
• Exemple 4
Un employeur achète un vélo électrique et le met à disposition de son travailleur en permanence (valeur : 3 000 euros), ainsi que les accessoires (valeur : 500 euros). L'employeur prendra en charge les frais de réparation et d'entretien (convention de 80 euros par an). Le travailleur dispose du vélo chez lui toute l'année.
On peut admettre que l'avantage est déterminé sur la base du prix d'achat du vélo et des accessoires répartis sur 5 ans, soit la durée de vie économique du vélo, à laquelle s'ajoutent les coûts du contrat de réparation et d'entretien. Avantage en nature = (3 000 euros + 500 euros = 3 500 euros) / 5 = 700 euros par an. Contrat d'entretien et de réparation (80 euros par an). Total = 780 euros.
Lorsque le vélo sera mis à disposition à partir du 1er juillet 2024, le montant de l'allocation sera réparti comme suit:- Exercice d'imposition 2025 (revenu 2024) : 780 X 184/366 = 392,13 euros.- Exercice d'imposition 2026 (revenu 2025) et au-delà : 780 euros.
• Exemple 5
Un employeur achète un vélo électrique et le met à disposition de son salarié en permanence (valeur : 3 000 euros), ainsi que les accessoires (valeur : 500 euros). L'employeur prend en charge les frais de réparation, d'entretien et d'assurance afin que le travailleur n'ait pas à supporter de frais. Le travailleur garde le vélo chez lui toute l'année.
On peut admettre que l'avantage correspond au loyer que l'employeur aurait dû supporter s'il avait conclu un contrat de leasing offrant un service comparable.
Aucun impact sur le calcul du salaire mensuel
Pour être clair, il n'y a pas d'impact sur le calcul du salaire mensuel. En effet, l'avantage du vélo de société reste exonéré de précompte professionnel dans les mêmes conditions qu'auparavant. La vérification de la déduction forfaitaire ou réelle des frais professionnels n'est toujours effectuée qu'au moment du calcul de l'impôt final.
Entrée en vigueur
La nouvelle obligation de déclaration s'applique à tous les vélos mis à la disposition des travailleurs et des chefs d'entreprise depuis le 1er janvier 2024. Même si les vélos ont été achetés ou pris en leasing depuis plusieurs années et sont toujours disponibles, la nouvelle obligation de déclaration s'applique.
Cela s'applique aussi bien aux vélos qui sont octroyés en plus du salaire qu'aux vélos octroyés dans le cadre d'un transfert de salaire brut, que ce soit ou non dans le cadre d'un plan cafétéria.
Cela s'applique intégralement à toutes les indemnités de vélo octroyées.