Les frais propres à l’employeur

Un employeur peut rembourser des frais générés par le travailleur si les frais professionnels effectifs concernent ceux qui sont propres à l’employeur.

Ces remboursements peuvent avoir lieu de deux manières différentes : les frais réels supportés peuvent être remboursés ou l’indemnité peut être évaluée forfaitairement. 

Les montants des remboursements de frais ne font pas partie des rémunérations imposables et sont exclues de la notion générale de rémunération pour le décompte des cotisations sociales. Parfois certaines indemnités sont décomptées à tort et sont en réalité de la rémunération masquée. Les remboursements forfaitaires sont examinés avec attention aussi bien par le fisc que par l’ONSS…

Fiscalement

Si certains frais sont remboursés, il faut que l’indemnité payée par l’employeur corresponde aux frais réels générés par le travailleur. Si aucune preuve ne peut être fournie quant aux dépenses réelles (qu’il s’agisse du montant ou de la véracité de ces frais) ainsi que le caractère professionnel de celles-ci, alors l’indemnité sera considérée par l’administration comme un avantage imposable au travailleur. 

Dans certains cas, l’administration accepte toutefois que le montant des indemnités soit octroyé de manière forfaitaire par l’employeur, à condition que ceux-ci correspondent strictement à la réalité et aux règles convenues.

Les indemnités de remboursement octroyées ne sont donc pas des avantages imposables mais doivent toutefois figurer sur les fiches fiscales.

Mentions sur la fiche fiscale

La fiche fiscale doit mentionner le type de remboursement des frais occasionnés choisi par l’employeur.  Soit le remboursement est effectué sur la base des frais effectivement générés au moyen d’éléments de preuve, soit il s’agit d’une estimation forfaitaire.

Si vous optez pour le remboursement des frais effectifs et que vous conservez soigneusement et avec exactitude les éléments de preuve, ces remboursements seront difficilement discutables. Dans ce cas, il doit être mentionné sur la fiche fiscale que l’indemnité est payée sur la base d’éléments de preuve.

Les frais peuvent également être évalués forfaitairement.

Pour certains frais, le fisc a établi lui-même une estimation forfaitaire, comme le forfait pour l’indemnité des déplacements professionnels ou le remboursement des frais de séjour pour des voyages d’affaires en Belgique ou à l’étranger. Dans ce cas, la fiche fiscale doit mentionner que le forfait correspond parfaitement à la réalité et aux règles convenues. Pour certains frais, le fisc ne prévoit toutefois aucun forfait. Il s’agit par exemple des frais de parking, les frais de travail à domicile, etc… La fiche fiscale doit indiquer le montant total de l’indemnité octroyée.

Afin d’empêcher l’imposition des commissions salariales secrètes et le fait que l’octroi des indemnités de remboursement des frais soient considérés comme de la rémunération imposable, nous vous conseillons d’établir un dossier solide. Il convient d’établir une annexe au contrat de travail dans laquelle vous définissez clairement quels frais seront remboursés et de conserver dans votre entreprise tous les éléments de preuve sur la base desquels vous êtes arrivé à établir votre forfait.  Veuillez noter que vous pouvez également conclure un accord préalable avec le fisc.

Un double remboursement des frais occasionnés pour une seule et même note de frais tant par un remboursement forfaitaire que par des notes de frais pour les coûts réels, est logiquement exclus. Le remboursement de certains frais, durant des périodes où le contrat de travail est suspendu, est douteux.

Veuillez noter qu’à partir de l’année de revenus 2022, la fiche fiscale et le récapitulatif des revenus pour les salariés et les dirigeants d’entreprise devront toujours mentionner le montant total des frais propres à l’employeur. Cela implique donc qu’à partir de 2022 tous les remboursements des frais devront être effectués via la fiche de salaire. Si, en tant qu’employeur, vous ne reprenez pas les indemnités forfaitaires sur la fiche fiscale, alors les montants y afférents ne seront pas déductibles en tant que frais professionnels. Si les remboursements de frais sont remboursés sur la base d’attestations, sans apparaître sur la fiche fiscale, vous vous exposez à une amende administrative.

ONSS

Les montants octroyés par l’employeur comme remboursement des frais et qui sont à charge de ce dernier sont exclus de la notion générale de rémunération. Les montants dépassant ceux des frais réels sont considérés comme de la rémunération et les cotisations seront dues pour ces derniers.

L’employeur doit pouvoir démontrer la véracité des frais au moyen des éléments de preuve.

Pour certains frais, l’ONSS prévoit des montants acceptables et les conditions sous lesquelles elles peuvent être octroyées. En cas d’octroi de ces montants, l’employeur est tenu de justifier le forfait établi. Veuillez noter que l’ONSS et le fisc n’acceptent pas les mêmes forfaits. 

Il est clair que ces forfaits ne peuvent pas être octroyés sans raison ; il s’agit en effet de forfaits destinés à couvrir les frais réels occasionnés. L’employeur devra donc pouvoir motiver son système d’indemnisation de frais. Ainsi les documents écrits comme le règlement de travail, les notes de service ou les annexes seront soumis et l’employeur sera tenu de démontrer, pour le travailleur concerné, que le forfait est plausible dans le cadre de sa description de fonction et de ses conditions de travail.

Les montants publiés par l’ONSS sont les montants maximaux. Si l’employeur estime que les frais générés par les travailleurs sont supérieurs à ces montants forfaitaires, il peut bien sûr démontrer ces frais réels.  Dans ce cas, il devra prouver la réalité pour l’ensemble des frais liés à une fonction.

Pour l’ONSS, il va également de soi que les frais ne peuvent pas être remboursés deux fois.