L’enregistrement des présences dans le secteur du nettoyage
À partir du 1er septembre 2024, tous les employeurs et leurs entrepreneurs et sous-traitants effectuant des activités d'entretien ou de nettoyage de biens immobiliers devront enregistrer électroniquement la présence de toutes les personnes présentes sur le lieu de travail. C'est ce que prévoyait la loi-programme à la fin de l'année dernière et qui entre enfin en vigueur après quelques reports.
Avec l'extension de l'enregistrement des présences, le gouvernement vise à améliorer la sécurité sur le lieu de travail et à lutter contre le travail non déclaré et la fraude sociale.
Qu'entend-on par enregistrement des présences ?
Le champ d'application
Toute personne exerçant des activités d'entretien et/ou de nettoyage sur un lieu de travail doit être enregistrée. Cependant, toutes les activités relevant de la compétence de la Commission paritaire du nettoyage ne sont pas visées. Elle ne couvre que les activités qui « ont pour objet le nettoyage d'un bien immobilier pour le compte d'un tiers ».
La responsabilité de l'enregistrement incombe à la fois à l'entité qui fait travailler quelqu'un et à la personne qui effectue effectivement le travail. Ainsi, à partir du 1er septembre 2024, chaque travailleur effectuant des activités de nettoyage sera tenu d'enregistrer le début et la fin des activités ainsi que les pauses.
L'employeur doit également informer les travailleurs si l'obligation d'enregistrement s'applique ou non au lieu de travail en question. Cela peut se faire par le biais d'une affiche, par exemple. Un exemple prêt à l'emploi de brochure et/ou d'affiche pour le lieu de travail est disponible ici :
https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/check-in-and-out-at-work/index.htm
Que faut-il enregistrer ?
· Les données d'identification de la personne physique (Registre national et/ou Limosa) ;
· L'adresse ou la description géographique du lieu de travail ;
· La fonction de la personne physique sur le lieu de travail (salarié, travailleur indépendant, salarié détaché, travailleur indépendant détaché, entrepreneur ou sous-traitant) ;
· Les données d'identification de l'employeur, lorsque la personne physique est un salarié ;
· Lorsque la personne physique est un travailleur indépendant, les données d'identification de la personne physique ou morale sur les instructions de laquelle un travail est effectué ;
· L'heure concrète et en temps réel d'arrivée sur le lieu de travail et celle de départ du lieu de travail, ainsi que le début et la fin de toutes les pauses.
Ancienne réglementation avant le 1er septembre 2024
L'enregistrement obligatoire des présences existait déjà sur les chantiers où sont effectués des travaux immobiliers dont le montant total est d'au moins 500.000 euros (hors TVA).
Voici quelques exemples de travaux immobiliers :
- Travaux de maçonnerie et de béton ;
- Travaux de toiture ;
- Travaux de nettoyage et d'entretien ;
- Travaux d'électricité
L'enregistrement des présences qui se faisait auparavant via CheckIn@work ne doit plus être utilisé pour les activités d'entretien et/ou de nettoyage - le nouvel enregistrement via Check In and Out at Work suffira.
À quelles personnes s'applique l'enregistrement des présences ?
Sur tout lieu de travail où des activités d'entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers lesquelles sont effectuées pour le compte de tiers, la présence de chaque personne physique doit être enregistrée électroniquement.
Ceci s'applique à toutes les personnes physiques présentes quel que soit leur statut (salariés, indépendants, travailleurs détachés, entrepreneurs, sous-traitants, apprentis, etc.)
En outre, cette obligation est soumise aux mêmes conditions de seuil que celles applicables à la déclaration des travaux de type « travaux immobiliers » (article 30bis). C'est-à-dire que l'enregistrement sera obligatoire si une déclaration de travaux est également requise (cf. infra).
Les conditions de seuil le 1 septembre 2024 sont les suivantes :
· Obligatoire à partir de 30.000 euros sur les chantiers sans sous-traitant ;
· Obligatoire à partir de 5.000 EUR sur les chantiers avec 1 sous-traitant ;
· Obligatoire à partir de 0 EUR (= pas de seuil) sur les chantiers avec 2 sous-traitants ou plus.
Toutefois, l'obligation ne s'appliquera pas dans les cas suivants :
· Les secteurs public et privé qui font entretenir leurs locaux par leur propre personnel de nettoyage ;
· La personne physique qui fait réaliser des activités de nettoyage à des fins privées uniquement ;
· Les entreprises de chèques emploi service (puisque leur client est une personne physique qui fait réaliser les activités de nettoyage à des fins exclusivement privées).
Comment fonctionne l'enregistrement des présences concrètement?
Check In and Out at Work (CIaO)
Accessible par différents moyens
L'enregistrement des présences doit se faire via le service Check In and Out at Work. CheckIn@work ne doit plus être utilisé pour ces activités ; l'enregistrement dans Check In and Out at Work est suffisant.
Le service en ligne Check In and Out at Work est déjà disponible à partir du 1er janvier 2024. Les activités de nettoyage pourront en principe être enregistrées dès cette date.
Le service est accessible par différents moyens:
- Via l'application électronique de l'ONSS, Check In and Out at Work ;
- Via une autre méthode d'enregistrement équivalente (p. ex. Smartphone).
L'employeur doit informer les travailleurs du canal à utiliser. En fonction du canal choisi, certains codes ou données sont nécessaires, que l'employeur fournit ensuite à tous les travailleurs concernés. Pour plus de détails sur les options possibles, voyez aussi : https://www.socialsecurity.be/citizen/nl/static/applics/check-in-and-out-at-work/index.htm
Il est également possible d'utiliser une autre méthode d'enregistrement si celle-ci offre des garanties équivalentes au système d'enregistrement susmentionné. Les garanties auxquelles doit répondre une méthode d'enregistrement automatique autre que le système d'enregistrement électronique, ainsi que les caractéristiques, les moyens d'enregistrement et les spécifications techniques ont été déterminés par arrêté royal.
Les enregistrements concrets
Avec Check In and Out at Work, le travailleur, le travailleur indépendant, le travailleur temporaire ou le stagiaire enregistre lui-même sa présence sur le lieu de travail, en temps réel. L'employeur ne peut pas s'enregistrer à l'avance.
L'enregistrement est nécessaire tant au début qu'à la fin des activités. Concrètement, il faut enregistrer « In » lorsque l'employé commence à travailler et « Out » à la fin. Un enregistrement doit également être effectué au début et à la fin des périodes de repos. Plus précisément, la mention « Out » doit être enregistrée au début de la pause et la mention « In » à la fin de la pause.
En tant qu'employeur, vous pouvez à tout moment consulter les données relatives à vos propres travailleurs et aux travailleurs de votre chaîne de sous-traitance. Les modifications ne peuvent être effectuées que par l'ONSS et non par les travailleurs. Si vous le souhaitez, en tant qu'employeur, vous pouvez toujours exporter les données via le service en ligne de l'ONSS ou via votre propre système d'enregistrement. Veuillez noter que l'exportation est limitée à une période de 100 jours calendrier.
Attention lors de l'enregistrement à l'aide d'un smartphone privé !
Pour compenser l'utilisation du smartphone privé de l'employé et les données mobiles utilisées dans ce cadre, l'employeur verse à l'employé une indemnité forfaitaire de 7 euros par mois. À partir de 30 jours civils d'absence, aucune indemnité n'est due.
Par ailleurs, les données collectées via le smartphone privé dans le cadre de l'enregistrement des présences sont des données à caractère personnel. Tout traitement des données collectées dans le cadre de l'enregistrement électronique par l'employé est soumis au Règlement général sur la protection des données (RGPD).
Obligations des entrepreneurs et des sous-traitants
Le législateur prévoit une chaîne d'obligations entre les différents entrepreneurs et sous-traitants travaillant sur un chantier.
Un entrepreneur a un certain nombre d'obligations en matière de devoir d'enregistrement :
· Il doit utiliser l'appareil d'enregistrement pour l'enregistrement de ses travailleurs ou des travailleurs indépendants auxquels il fait appel ;
· Il doit mettre le dispositif d'enregistrement à la disposition de tout sous-traitant auquel il fait appel, à moins que ce dernier n'accepte de recourir à une autre méthode d'enregistrement équivalente ;
· Il doit s'assurer que toute personne physique exerçant des activités pour son compte transmet ses enregistrements (cf. supra) ;
· Il est responsable de la remise à ses employés du moyen d'enregistrement compatible avec l'appareil de contrôle utilisé sur le lieu de travail. S'il fait appel à un travailleur indépendant, il doit s'assurer que ce dernier est en possession d'un appareil d'enregistrement compatible avec l'appareil d'enregistrement utilisé sur le lieu de travail.
Tout sous-traitant qui a un contrat avec l'entrepreneur doit également utiliser l'appareil d'enregistrement mis à sa disposition par l'entrepreneur, mais doit également le mettre à la disposition de tout nouveau sous-traitant auquel il fait lui-même appel.
Si les activités d'entretien et/ou de nettoyage de biens immobiliers sont effectuées dans le cadre d'un travail temporaire, les obligations en matière d'enregistrement des présences incombent à l'utilisateur.
Déclaration de travaux (art. 30 bis).
En plus de l'enregistrement des présences, une déclaration des travaux doit toujours être effectuée. Tous les travaux doivent toujours être déclarés par voie électronique via le portail de la sécurité sociale susmentionné. L'absence de déclaration ou la déclaration tardive des données relatives aux chantiers à l'ONSS peut entraîner des sanctions.
Questions fréquemment posées
Le site web de l'ONSS dispose également d'une foire aux questions qui est mise à jour périodiquement. Vous trouverez ce document ici.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations ?
Le non-respect des obligations relatives à l'enregistrement des présences est sanctionné par une peine de niveau 1 ou 3 du Code pénal social.
Il s'agit d'une amende administrative de 400 à 4 000 euros ou d'une amende pénale de 800 à 8 000 euros multipliée par le nombre de travailleurs concernés.
Toutefois, jusqu'au 31 décembre 2024, une période transitoire sans sanctions sera mise en place. En septembre, octobre, novembre et décembre 2024, les autorités d'inspection compétentes aideront les utilisateurs à se conformer à la nouvelle législation. Aucune sanction ne sera imposée jusqu'au 31 décembre 2024, à moins qu'une fraude ne soit constatée.
Sources :
· Loi-programme 26/12/2022, Titre 4, Chapitre 1, art 22 à 48 et Chapitre 2, art 49 (§9 art 30 bis de la Loi du 27/06/69) ;
· A.R. du 15 mai 2024 portant exécution des articles 24 §1, deuxième alinéa, 25 §3, 31 et 37, cinquième alinéa de la loi-programme 26 décembre 2022, BS 3 juin 2024 ;
· A.R. du 15 mai 2024 portant exécution de l'article 36 de la loi-programme 26 décembre 2022 et modifiant l'arrêté royal du 1er juillet 2011 portant exécution des articles 16, 13°, 17, 20, 63, 70 et 88 du Code pénal social et fixant la date d'entrée en vigueur de la loi du 2 juin 2010 contenant des dispositions du Code pénal social, BS 3 juin 2024 ;
· Check In and Out at Work - Entreprise - Sécurité sociale (socialsecurity.be)
· Check In and Out at Work - Sécurité sociale (socialsecurity.be)