Tenez une copie de votre règlement du travail disponible dans tous les lieux où vous employez des travailleurs

La loi stipule que "l'employeur doit conserver un exemplaire du règlement du travail dans tous les lieux où il emploie des travailleurs". De ce fait, par exemple, un camion, un bus, un chantier temporaire, etc. seront également considérés comme "un lieu où l'employeur occupe des travailleurs".

Chaque travailleur doit pouvoir consulter, à tout moment et sans intermédiaire, les règlements définitifs et les modifications, dans un endroit facilement accessible.

Le législateur n'a pas précisé comment la réglementation du travail (et ses modifications) doit être mise à disposition. En principe, tout support peut donc être utilisé et l'utilisation de méthodes de publication ou de communication électroniques (c'est-à-dire des alternatives électroniques ou numériques) n'est pas exclue.

Il est important de noter que, quel que soit le support d'information et/ou la méthode de publication ou de communication utilisée, les reproductions doivent avoir un contenu identique à l'original. En d'autres termes, l'authenticité des documents doit être garantie. À titre d'exemple, il convient de rappeler que le règlement (et ses modifications éventuelles) doit être daté et signé par l'employeur. Une version du règlement du travail qui ne correspond pas littéralement à l'original papier ne pourra pas être considérée comme une copie valable.

Compte tenu de cette exigence d'authenticité et du fait qu'il n'existe actuellement aucune réglementation relative à l'archivage électronique des règlements du travail, la publication de règlements du travail par voie électronique ou numérique ne sera admissible que s'il s'agit d'une reproduction scannée de l'original sur papier.

En outre, en tant qu'employeur, vous devez également veiller à ce que tous les employés aient effectivement accès à toutes les informations et le fassent en toute discrétion. La transmission électronique ou numérique d'une copie de la réglementation du travail ou de ses modifications ne sera acceptée que si l'outil ou la plateforme correspondante est accessible à tous les employés (par exemple, le site web sécurisé, l'application mobile ou l'intranet).

Si ce n'est pas le cas, l'employeur doit fournir une copie papier aux employés qui n'ont pas accès à l'outil ou à la plateforme en question (par exemple, les employés qui ne disposent pas d'un ordinateur, d'un smartphone ou d'une tablette PC dans le cadre de l'exécution de leur contrat de travail).