Federal Learning Account | Quelles sont vos obligations!?
Le Federal Learning Account (FLA) est un service en ligne récemment créé qui gère les droits individuels et sectoriels des travailleurs en matière de formation. En tant qu'employeur, vous avez également des obligations particulières dans ce contexte. Nous vous les expliquerons en détails dans cette newsletter.
Qu’est-ce que le Federal Learning Account?
Le Federal learning Account est entré en vigueur le 1er avril 2024. Cette application numérique, développée par Sigedis, contient des informations sur les droits individuels et sectoriels en matière de formation et sur les formations suivies par les salariés.
Au niveau européen, des efforts sont faits depuis des années pour souligner l'importance de la formation des travailleurs. Par exemple, le Conseil de l'Union européenne a déjà recommandé aux États membres d'élaborer des comptes individuels de formation.
Le FLA est le fruit d'une étroite collaboration entre trois organismes du gouvernement fédéral. Le SPF Emploi, Travail et Concertation sociale est responsable du contenu de l'outil. L'asbl Sigedis s'est chargée des développements techniques, tandis que l'Office national de la sécurité sociale a coordonné le projet.
Grâce au Federal Learning Account, les employés pourront à l'avenir suivre leurs droits à la formation dans un compte numérique de formation individuel (via www.mycareer.be). Progressivement, le FLA se transformera en une base de données centrale de formation, où les travailleurs pourront retrouver l'ensemble de leurs formations et diplômes. Les questions pourront également être consultées par d'autres parties prenantes telles que les employeurs, les établissements de formation et les partenaires sociaux, les services d'inspection et les secteurs.
Quelles sont les données contenues dans le Federal Learning account?
D'une part, le compte fédéral d'études contient les coordonnées et les informations d'identification nécessaires de l'employeur. Des informations sur la commission paritaire compétente doivent également être incluses.
De plus, les informations suivantes concernant l'employé sont conservées :
• L’identité de la personne : nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse, numéro de registre national ;
• le régime de travail du travailleur occupé;
• les (sous) commissions paritaires compétentes ;
• le numéro d'enregistrement de la convention collective sur laquelle peuvent se fonder le droit individuel à la formation ou le droit sectoriel à la formation et le crédit de formation;
• le nombre de jours de formation, exprimé en jours ou en heures, auxquels il a droit dans l'année en cours (droits individuels ou sectoriels à la formation);
• le nombre de jours de formation suivis, exprimés en jours ou en heures ;
• le solde des droits à la formation : le nombre de jours restants ou le nombre de jours à reporter sur l'année suivante;
• les formations suivies et leurs caractéristiques fondamentales (début, fin, nature, résultats et, le cas échéant, financement de ces formations));
la valeur actuelle du crédit de formation, exprimée en jours ou en heures ;
le montant total initial, le montant restant, la date butoir et les détails du paiement des montants destinés à financer les mesures d'employabilité.
Quelles sont mes obligations en tant qu’employeur?
Champ d’application
Tous les employeurs doivent utiliser le FLA, mais tous les employeurs ne sont pas tenus d'enregistrer les mêmes renseignements.
Les employeurs qui relèvent de la loi sur les conventions collectives de travail (loi du 5 décembre 1968) doivent, entre autres, inscrire toutes les formations suivies dans le FLA.
Les employeurs qui entrent également dans le champ d'application de la loi sur le deal pour l’emploi (3 octobre 2022) doivent également vérifier les droits à la formation des travailleurs, en fonction de leur taille.
Sous réserve de dérogations sectorielles, cela signifie que les droits à la formation et leur contrôle ne s'appliquent qu'aux employeurs d'au moins 10 travailleurs.
1) Enregistrer les formations suivies
Obligation d'enregistrement en temps opportun
Chaque trimestre calendrier et au plus tard dans un délai d'un mois à compter de la fin du trimestre, l'employeur doit enregistrer les formations suivies, leurs caractéristiques de base et les jours ou heures de formation associés.
Compte tenu du lancement récent de l'application, les employeurs bénéficieront d'un délai supplémentaire pour les formations suivies à partir du 1er janvier 2024. Ces formations doivent être enregistrées avant le 1er décembre 2024.
Les formations qui ont eu lieu avant le 1er janvier 2024 peuvent également être enregistrés, mais ce n'est pas obligatoire.
Organisme de formation ou personne mandatée
À l'avenir, un organisme de formation ou un mandataire de l'employeur pourra également enregistrer ces données. Toutefois, l'employeur est tenu de vérifier chaque inscription car les données sont censées avoir été vérifiées par lui dans un délai d'un mois à compter de la fin du trimestre. Il a également l'obligation de vérifier que toutes les données saisies sont correctes et complètes et de les corriger le cas échéant. Cependant, ceci ne sera pas encore actif en 2024.
Comment se déroule l’enregistrement?
L’enregistrement des formations peut se faire de différentes manières:
• Via le service en ligne FLA, via le site Internet FLA,
• Par l’envoi d’un fichier structuré XML via le canal batch;
• Par l’envoi des données de votre propre système IT via le service en ligne API.
2) Contrôler les droits de formation des travailleurs
Le gouvernement (via Sigedis) enregistrera et calculera également un certain nombre de données dans la FLA. Sigedis fournira les données à caractère personnel nécessaires dans la FLA, et calculera également le droit à la formation initiale par employé et par année civile ainsi que le solde restant des droits à la formation en cours. Celle-ci entrera normalement en vigueur à partir de 2025.
De plus, l'employeur ou son mandataire doit toujours vérifier si le droit à la formation calculé par Sigedis est correct.
L'employeur dispose d'un délai de 30 jours calendrier à compter du premier jour ouvrable de l'année civile ou de la notification de Sigedis que le calcul n'est pas possible en raison du manque de données permettant d'adapter ou de calculer le droit à la formation.
3) Obligation d’information
Au moment de l'embauche chez l'employeur et au moins une fois par an, le travailleur doit recevoir des informations sur certains sujets. Plus spécifiquement, il s'agit de :
• L’existence d’un Federal Learning Account,
• Les données à caractère personnel traitées dans le Federal Learning Account,
• Les finalités du traitement des données dans de Federal Learning Account,
• La durée de conservation et les destinataires des données à caractère personnel,
• Les modalités d’utilisation,
• L’état du ticket de formation,
• La mission de l'autorité de droit public, qui reste à déterminer, et des personnes ou organismes responsables de l'exactitude des données à caractère personnel affichées.
Ces informations sont envoyées par Sigedis à l'eBox du travailleur. Si le gouvernement dispose d'un e-mail via mycareer.be ou via l'e-box, Sigedis enverra une notification pour informer le travailleur des nouvelles informations disponibles.
Si aucune adresse e-mail ou e-box active n'est disponible, Sigedis communiquera l'information dans un document consultable dans leFKLA. Il est alors de la responsabilité de l'employeur de fournir ces informations à l'employé dans un délai de 30 jours calendrier. Cela peut se faire par voie électronique, à moins que le travailleur ne demande à recevoir ces informations d'une autre manière.
Des sanctions sont-elles possibles ?
Chaque trimestre, Sigedis dressera une liste des employeurs qui n'ont pas respecté certaines obligations du Federal Learning Account au cours du trimestre précédent.
Via l'eBox des employeurs, vous serez également informé via SIGEDIS de la ou des obligations qui n'ont pas été respectées.
Si l'employeur remplit l'obligation ou les obligations énoncées dans la présente notification dans un délai de 30 jours calendrier à compter de la date de la notification, Sigedis retirera à nouveau cet employeur de la liste.
Cette liste est également transmise au Conseil national du travail, aux (sous-)commissions paritaires et à l'inspection sociale. Vous pourrez toujours le trouver sur le site du SPF Emploi, Travail et Affaires sociales.
Soutien prévu via les autorités
Afin de réduire les tâches administratives, la FLA prévoira un enregistrement pré-rempli du droit à la formation pour tous les travailleurs à partir de 2025. Les employeurs n'auront qu'à vérifier les données calculées automatiquement et à les corriger si nécessaire. Ce service est actuellement en préparation. Les employeurs qui ne parviendront pas à enregistrer eux-mêmes les données pour 2024 au cours des prochains mois pourront également utiliser le service automatisé dans le courant de l'année.
Les employeurs ne sont pas non plus livrés à eux-mêmes pour leur inscription. En plus de l'outil, vous pouvez également trouver toutes les informations dont vous avez besoin pour commencer à utiliser le FLA via www.federallearningaccount.be, telles que des vidéos, des manuels et des FAQ.
De plus, un centre de contact est disponible pour répondre à toutes les questions concernant l'outil et la réglementation.
Vous souhaitez plus d’informations ?
Vous trouverez davantage d’informations sur : https://careerpro.be/fr/federallearningaccount.html
Si vous avez des questions, vous pouvez toujours contacter Paycover par l'intermédiaire de votre personne de contact.